Wszyscy, którzy prowadzą swoją działalność gospodarczą, ale także i większość osób realizujących zakupy online, spotkali się choć raz z fakturą proforma. Nie każdy natomiast wie, czym faktycznie jest ten dokument i czym różni się on od typowej faktury.
Proforma nie jest dowodem kupna artykułów
Po łacinie pro forma oznacza „tymczasowo”, zatem nieraz można spotkać się z wyjaśnieniem, iż faktura proforma to tymczasowy rachunek sprzedaży. I istotnie, faktura tego typu nie jest dowodem księgowym, zatem nie uwzględnia się jej w ewidencji księgowej lub w księdze przychodów i rozchodów. Rekomenduje się jednak zostawić ją na przykład w celu dopełnienia dokumentacji transakcji.
Faktura proforma winna być traktowana wobec tego jako dowód handlowy, będący rodzajem propozycji danej oferty. Nie stanowi dowodu zrealizowania usługi czy zakupu towaru, czyli zgodnie z przepisami ustawy o VAT nie nie może stanowić podstawy do odliczenia wskazanej w niej kwoty podatku VAT. Czy zatem faktura proforma jest wiążąca? Nie, gdyż dotyczy sprzedaży bądź usługi, która jeszcze nie była zrealizowana, toteż warunki transakcji w niej sformułowane mogą nadal być zmodyfikowane.
Co powinno znaleźć się na fakturze proforma?
Faktura proforma posiada analogiczne dane i wygląda podobnie jak faktura VAT, czyli:
- miejsce oraz datę,
- dane kontrahentów (wystawcy oraz odbiorcy),
- nazwę towarów albo usług, stanowiących przedmiot transakcji (wraz z określeniem ich jednostek miary, ilości itd.),
- wartość netto oraz brutto (zarówno pojedynczych towarów i usług, jak i wartość całości zamówienia) zapisana również słownie,
- informacja o kwocie naliczonych zniżek,
- stawka oraz naliczona z tego tytułu wysokość podatku VAT,
- określenie terminu zapłaty,
- wskazanie prognozowanego terminu realizacji usługi bądź dostarczenia towaru.
Żeby łatwo można było rozróżnić ten dokument od właściwej faktury VAT, generującej konsekwencje podatkowe, taką fakturę trzeba oznaczyć zauważalnie w tytule określeniem “PRO FORMA”. Powinno się również pamiętać, iż ten rodzaj faktury nie zwalnia z konieczności przekazania klientowi wiążącej faktury VAT. Co istotne, faktury proforma nie można wystawić w momencie, gdy klient wpłaci już zaliczkę bądź wniesie w całości opłatę za przedmiot transakcji.
